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Text File  |  1992-11-10  |  11KB  |  268 lines
  1. _______________________________________________
  2. ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓  W G Software Company ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  3.                     POB 3829
  4.                Austin Texas 78764
  5.                  (512) 288-1305
  6. ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  7.  
  8.  
  9. This guide will cover some of the basics you need to use the
  10. Tenant File.  Since the program is practical and menu driven, you
  11. should be able to get started right away.
  12.  
  13. Still, this guide will not come anywhere close to the helpful
  14. manual that comes with registration.  The Tenant File has many
  15. time saving features and conveniences that are outlined in the
  16. complete, easy to read manual.  You'll be able to unleash the
  17. full power of the Tenant File, and the full potential of your
  18. rental management business.
  19.  
  20. With your registration, you also get a larger version, access to 
  21. our periodic updates and registered user discounts. Print the 
  22. price sheet/order form from the Shareware Main Menu.
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27. ***********************  THE MAIN MENU ***********************
  28.  
  29. Here are the options you will see at the Main Menu and a brief
  30. explanation of each:
  31.  
  32. The MAIN MENU is where you both enter and exit the Tenant File. 
  33. To make a selection on this and all other menus, just type the
  34. number next to your choice. (Some other entries may require that
  35. you press `ENTER' or `RETURN' after typing your selection.)
  36.  
  37. Here is a short description of your choices:
  38.  
  39. 1. NEW PROPERTY SETUP - Setup is done from within the TENANT 
  40. LEDGERS, which is selection #2 at the Main Menu. You will be 
  41. asked all pertinent information concerning the new property 
  42. (ie. address, tenant info, owner, lease, deposit, rent, etc.).
  43.      
  44. 2. TENANT LEDGERS - The  most often used part of the Tenant File
  45. will be this selection.  You will be shown a ledger of your 
  46. choice.  It will display all tenant, owner, and property
  47. information available, along with all financial transactions that
  48. have been posted to the ledger.  Additional transactions may be
  49. posted and existing postings may be corrected or deleted.
  50.  
  51. 3. PRINT REPORTS - Other menus will guide you to select one of
  52. many reports available.  Alphabetized tenant lists and tenants
  53. statements, and income/expense summaries are included.
  54.  
  55. 4. AUTOMATIC POSTING -  You can have the computer automatically
  56. charge each tenant with their monthly rent or auto post any
  57. ledger category.  You additionally have the option to charge a
  58. percentage of rent or current balance due, a flat fee, or the
  59. management fee you set up in each ledger.
  60.  
  61. 5. QUICK POSTING MENU - Use this to post new transactions quickly
  62. to the tenant ledgers while a posting journal is automatically
  63. printed as you go.  Several time saving features make it easy.
  64.  
  65. 6. MISCELLANEOUS MENU - You can search for outstanding rents,
  66. deposits, and other expenses by selecting this. Also, you can
  67. find expired leases, group and total properties by owner name,
  68. print messages, close the year and print mailing labels, or edit
  69. company information and ledger codes.
  70.  
  71. 7. INACTIVE FILES - When a property becomes VACANT, the Tenant
  72. File will automatically transfer the old tenant and all pertinent
  73. information to an `inactive file' so that you may begin with the
  74. new tenant.  This important feature allows you to concurrently
  75. maintain histories of all past and present tenants in detail. 
  76. You can even post new transactions to an inactive tenant ledger,
  77. which is very helpful in a situation where the tenant is making
  78. payments on back rent owed.
  79.  
  80. 8. EXIT PROGRAM - This takes you out of the TENANT FILE PROGRAM
  81. and back to the computer operating system.  Your data is saved.
  82.  
  83.  
  84.  
  85. INSIDE THE TENANT LEDGER
  86.  
  87. Here are the selections you'll see while inside the TENANT
  88. LEDGER, which is #2 at the MAIN MENU. 
  89.  
  90. (D)isplay,(E)xit,(F)eatures,(I)nfo,(L)edger,(M)sg,(O)wner,(P)rint 
  91.  
  92. D - display another ledger by property number, address, tenant or 
  93.     owner. Also allows you to find available ledgers for new setup.                                                        
  94. E - return to MAIN MENU                                          
  95. F - add, edit, display, or print property features               
  96. I - add or correct any of the tenant or owner information shown  
  97.     at the top of the screen                                     
  98. L - add, correct, delete, or insert ledger postings              
  99. M - allows you to add two special notes to appear on screen with 
  100.     this ledger.                                                 
  101. O - switches to the Owner ledger for this same property.  When   
  102.     viewing the Owner Ledger, this selection becomes (T)enant,   
  103.     which will allow you to switch back to the Tenant Ledger     
  104. P - print a statement on this tenant or owner                    
  105.  
  106. Page Up     - Display previous screen of ledger transactions
  107. Page Down   - Display next screen of ledger transactions
  108. Home        - Display first screen of ledger transactions
  109. End         - Display last screen of ledger transactions
  110. Right arrow - Move ahead one property number
  111. Left arrow  - Move back one property number                      
  112.  
  113.  
  114.  
  115. REPORT PRINTING
  116.                          
  117. Here are the selections you'll see at the REPORT PRINTING MENU
  118. which is #3 at the MAIN MENU:
  119.  
  120. 1    VACANCY REPORT  
  121.  
  122.      List all properties you have made `vacant' by changing the
  123.      tenant's name to VACANT. This also transfers the old tenant
  124.      info to the INACTIVE FILE.
  125.  
  126. 2    TENANT/OWNER LISTING
  127.      
  128.      Shows all information about the tenants and owners in one
  129.      handy report. Can be sorted various ways.
  130.  
  131. 3    TENANT/OWNER STATEMENTS
  132.  
  133.      Several sort and report options for this accounting
  134.      statement. You select either Tenant or Owner Statement and
  135.      specify date ranges to print.
  136.  
  137. 4    INCOME/EXPENSE SUMMARY
  138.  
  139.      Prints detailed transactions or condensed summary of
  140.      accounting codes with subtotals for each code. Can print
  141.      summaries for `groups' of properties or apartment units.
  142.  
  143. 5    PAST DUE NOTICES
  144.  
  145.      You can send your own past due message out to tenants with
  146.      full or partial rent amounts due.
  147.  
  148. 6    TENANT INVOICES
  149.  
  150.      Allows you to print an invoice for rent due even before you
  151.      have actually `charged' them rent through the auto posting.
  152.  
  153. 7    USER DEFINED REPORT
  154.  
  155.      You pick out which information to print out of all
  156.      categories and the Tenant File will do the rest.
  157.  
  158.  
  159. MISCELLANEOUS MENU
  160.  
  161. Additional reports and other choices are selected from here:
  162.  
  163. 1 Search Outstanding Amounts
  164. 2 Search Expired Leases 
  165. 3 Owner Information 
  166. 4 Year End Closing
  167. 5 List Current Messages
  168. 6 Mailing Labels
  169. 7 Company Heading/Printer
  170. 8 Edit Ledger Codes
  171.  
  172.  
  173. Through #7 Change Company Heading you can set up your company
  174. name, which appears at the top of all reports.  Also, at this
  175. time, you may go ahead and enter the income and expense ledger
  176. codes for your transactions, which is selection #8.  The process
  177. is very simple, and we have provided some examples to help you
  178. along.
  179.  
  180. When the MAIN MENU is displayed select #6 (Miscellaneous Menu). 
  181. Next, from the Miscellaneous Menu select #7 (Company Heading). 
  182. Enter your own company information as shown below:
  183.  
  184. (Type new entries or press `Enter' to keep current entry)
  185.  
  186.      Current Entry: Efficient Real Estate Company
  187. Enter COMPANY NAME: *****************************
  188.  
  189.                Current Entry: 1234 Streetname Blvd. 
  190. Enter COMPANY STREET ADDRESS: **********************
  191.                                    
  192.     Current Entry: Houston TX 78704
  193. Enter CITY ST ZIP: ********************** 
  194.  
  195.                   Current Entry: (243) 234-5567
  196. Enter PHONE NUMBER(###) ###-####: **************
  197.  
  198. At the end of this section, you may also select the number of lines
  199. per page for your printer. For dot matrix printers, this is the 
  200. default of 66 lines per page, for most laser printers it is 60.
  201.  
  202. Next, press #8 at the `Miscellaneous Menu' to Edit Ledger Codes. 
  203. These are the income and expense codes you'll be using.  We have
  204. provided examples that you may or may not wish to use.  There are
  205. a few important points to remember when setting up these codes,
  206. so please review them carefully!
  207.  
  208. Do not change a code (other than the spelling) once you have used
  209. it, or you will certainly cause yourself problems.  For example,
  210. if INCOME CATEGORY #1 used to be "RENT RECEIVED" and you changed
  211. it to be "MONTHLY RENT RECEIVED", that is OK, since they mean the
  212. same thing.
  213.  
  214. There are 15 income and 15 expense categories. Each income
  215. category should have a corresponding expense category to offset
  216. it, if possible.  For example,  if income category #1 is "RENT
  217. RECEIVED", expense category #1 should be "RENT CHARGED".  Other
  218. similar examples would be "DEPOSIT RECEIVED" and "DEPOSIT
  219. CHARGED", or possibly "LATE FEE RECEIVED" to "LATE FEE CHARGED". 
  220.  
  221. After each ledger category, you'll be asked if the code should
  222. apply to the (T)enant only, (O)wner only, or (B)oth.  This is an
  223. important decision which affects each of your transactions. 
  224. Since the Tenant File maintains separate ledgers for the Tenant
  225. and the Owner, you must decide which postings will go where.  For
  226. example, a `RENT CHARGE' should only  `go to' the Tenant Ledger,
  227. but a `RENT RECEIVED' would show up in BOTH the Tenant and Owner
  228. Ledgers.
  229.                
  230. You should be aware that the `STATUS' you select is the `default'
  231. status only, and any posting can be `forced' to apply
  232. differently.  (Changing the status here will not automatically
  233. change any previous postings for that reason.)  Make sure you are
  234. careful in your selections because automatic postings will use
  235. this default.
  236.  
  237. Another thing you should know is that to clear out a ledger
  238. and transfer the old tenant to the inactive file, you must
  239. correct the tenant name to be `VACANT'.  This will set up a
  240. new ledger on that property and automatically store the
  241. inactive tenant information. The property address and owner
  242. information will be kept for you in both the active and 
  243. inactive ledgers.
  244.     
  245. To erase all information in a ledger (including the owner
  246. info, address, and all transactions), simply change the tenant
  247. name to `EMPTY', and the Tenant File will do the rest.       
  248.  
  249. There is a `reset' feature in case a ledger gets hung up from
  250. an accidental interruption of the program before saving. Just
  251. type an asterisk (*) while in the ledger and follow instructions.
  252.  
  253. Transactions may also be entered from the PROPERTY LEDGER, the 
  254. QUICK POSTING MENU, or the AUTOMATIC POSTING menu.
  255.  
  256. For the complete Tenant File Manual, technical assistance,
  257. information on W G Software updates, larger versions up to 500
  258. properties, user discounts, bug fixes, improvements, and new
  259. products - you MUST register. The registration fee is only pennies
  260. per property. The registration may be sent to:
  261.  
  262.                       W G Software Company
  263.                           P.O.Box 3829
  264.                          Austin TX 78764
  265.  
  266. Don't get left behind - register now! Thank you for using the
  267. TENANT FILE! 
  268.